top_bg.jpg [123.67 KB]

BMM pomógł  w obniżeniu kosztów zużycia materiałów

i sprzętu jednorazowego Wojewódzkim Szpitalu
 Podkarpackim w Krośnie

 

Wojewódzki Szpital Podkarpacki w Krośnie to czwarty co do wielkości szpital na Podkarpaciu. Jednostka posiada roczny kontrakt z NFZ w zakresie Lecznictwa Zamkniętego na poziomie 131,3 mln. zł.

Dyrekcja szpitala stale prowadzi działania rozwojowe. Jednym z obszarów działań jest optymalizacja zużycia leków, materiałów i sprzętu jednorazowego. Obszar ten jest drugą co do wielkości pozycja kosztową w szpitalu zaraz po wynagrodzeniach. Jednym z kluczowych działań było powołanie projektu mającego na celu obniżenie kosztów zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego oraz poprawa logistyki w Szpitalu.

 

 “Wprowadzaliśmy pewien model budżetowania kosztów zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego na oddziałach, jednak brakowało nam bieżącego monitorowania odchyleń od ustalonych wskaźników, problem stanowiła również kwestia ewidencji danych w systemie informatycznym, przyzwyczajenia i utarte schematy postępowania utrudniały proces wprowadzania zmiany. Zdecydowaliśmy się na wsparcie firmy BMM, która była w stanie wykazać się doświadczeniem w realizacji tego typu projektów.”

mówi mgr Dorota Kostrzewa – Położna Naczelna.  

6.jpg [76.64 KB]


WYZWANIA 

 

Priorytetem Szpitala było obniżenie kosztów zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego. Na poziom kosztów zużycia ma wpływ wiele czynników, takich jak sposób rozchodów, procesy zamówień, współpraca pomiędzy personelem białym i szarym, zintegrowane systemy informatyczne itp., które należy zweryfikować i określić potrzebę zmian. Przeprowadzona analiza powyższych zagadnień wykazała szereg obszarów do optymalizacji:

Ujednolicenie procedur i procesów 

Występowały różne formy zamówień, papierowe i/lub elektroniczne, spływające z oddziałów pomimo posiadanego systemu informatycznego do obsługi zamówień. W rezultacie marnowano czas personelu na przeniesienie zamówień papierowych do systemu. Dodatkowo, różne formy zamówień wprowadzały bałagan po stronie realizacji. Poprzednie, samodzielne próby wdrożenia zmian organizacyjnych nie przynosiły spodziewanych efektów, powodowały obawy przed kolejną próbą.

Ewidencja zużywanych materiałów 

Nie było systematycznej ewidencji zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego na danym oddziale, co powodowało, że stany magazynowe zaewidencjonowane w systemie informatycznym były nieaktualne. Problemem było również monitorowanie zużycia materiałów kosztochłonnych, gdyż nie były rozpisywane z dokładnością do pacjenta.

 

Budżetowanie oddziałów

Informacje o stopniu realizacji budżetu dla każdego oddziału w zakresie leków oraz materiałów i sprzętu jednorazowego były dostępne dopiero po zamknięciu miesiąca. Pielęgniarki Oddziałowe i Dyrekcja Szpitala nie mieli możliwości reagowania na pojawiające się trudności.

Praca magazynów

Zbyt duża ilość magazynów głównych wymuszała tworzenie dużej ilości dokumentów RW, co przekładało się na zwiększenie czasochłonności realizacji procesu.

 

ROZWIĄZANIA

 

Analitycy BMM, w ramach konsultacji i spotkań odbytych z kierownikami kluczowych działów, przeprowadzili dokładną analizę procesów funkcjonujących w jednostce oraz zebrali szczegółowe wymagania biznesowe. Pozwoliło to dostosować założenia projektu do potrzeb szpitala i zachodzących tam procesów. W celu eliminacji napotkanych barier w gospodarce materiałowej zespół BMM wraz z zespołem Szpitala w Krośnie wdrożyli następujące usprawnienia:

 

  • Wypracowano nową strukturę magazynów głównych, uporządkowaną pod względem typu asortymentów, rodzajów kosztów, kwestii logistycznych oraz osób odpowiedzialnych.

 

  • Uruchomione zostały magazyny lokalne na wszystkich oddziałach szpitalnych – dla sprzętu jednorazowego i materiałów. Dodatkowo uporządkowano dotychczas istniejące magazyny lokalne, które od dłuższego czasu były nieużywane.

 

  • Uruchomione zostały magazyny depozytowe na oddziałach zabiegowych, dzięki czemu Szpital ma możliwość monitorowania zapasów i ewidencjonowania rozchodów asortymentu komisowego.

 

  • Ujednolicono system nazw przyjmowanych do magazynów i wydawanych na oddziały materiałów i sprzętu jednorazowego, dzięki czemu pracownicy szpitala zyskali jasny wgląd w stany magazynowe, a Dyrekcja Szpitala możliwość analizy sytuacji jednostki na podstawie spójnych danych.

 

  • Wprowadzono elektroniczną ewidencji materiałów i zamówień specjalistycznych, co zdecydowanie ułatwiło prace osobom odpowiedzialnym za gospodarowanie materiałami specjalistycznymi i dodatkowo bardzo obniżyło ryzyko wystąpienia pomyłek. Papierowe formularze aktualnie zastąpił system informatyczny szpitala.

 

  • Opracowano procedury, dzięki którym uruchomiono w systemie informatycznym ewidencję kosztów zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego oraz asortymentu komisowego z dokładnością do pacjenta.

 

  • Proces optymalizacji gospodarki materiałowej objął także swym zakresem szkolenia pracowników z organizacji procesów logistycznych, co pozwoliło im na szybkie wdrożenie się w nowe standardy pracy.

 

  • Uruchomione zostało narzędzie do monitorowania stanów magazynowych całej jednostki i poszczególnych oddziałów. Narzędzie to umożliwia monitorowanie ewidencji przychodów i rozchodów oraz poziomu realizacji budżetu.

 

  • Wypracowano zestaw obiektywnych wskaźników do badania efektywności wprowadzanych zmian w zakresie logistyki magazynowej - wskaźniki dobrano tak, aby były czytelne i zrozumiałe dla wszystkich uczestników projektu.

 

  • Zaprojektowano i uruchomiono miernik stopnia osiągnięcia celu projektu, który na bieżąco był monitorowany przez zespół BMM i Dyrekcję Szpitala.

Zdjęcie.png [415.19 KB]

“Ewidencja na pacjenta zawsze wzbudza strach i niechęć wśród osób, które mają realizować takie czynności, jednak dobrze poukładany proces i systematyczność powodują, że tak naprawdę zadania związane z ewidencją rozchodów i zamówień zajmują kilka lub kilkanaście minut dziennie.“- mówi mgr Łukasz Hajduk, Pielęgniarz oddziałowy - specjalista pielęgniarstwa chirurgicznego.

EFEKTY

 

“Projekt nie przyniósłby takich rezultatów, oszczędności... gdyby nie współpraca z osobami z firmy BMM, czyli “dopływ świeżej krwi” do organizacji szpitala. Na cyklicznych spotkaniach rekomendowali, jakie działania, kiedy i dlaczego powinien podjąć Szpital, aby osiągnąć sukces. Wszystkie rekomendacje podparte rzeczowymi argumentami i twardymi liczbami, które działały przekonująco na uczestników spotkań. Ponadto, projekt z BMM wywołał oddolny impuls do zmian, uporządkowaliśmy wiele rzeczy, które były od „wieków” odkładane z uwagi na brak czasu.”   – wspomina mgr Katarzyna Krygowska, Z-ca Dyrektora ds. Ekonomicznych. 
Projekt, realizowany przez BMM, od października 2018 do marca 2020 roku, znacząco usprawnił gospodarkę materiałową w szpitalu. Ułatwił ewidencje i sprawozdawczość oraz pozwolił skrócić czas oczekiwania na informacje, zarówno dla Dyrekcji jak i dla osób odpowiedzialnych za bieżące zaopatrzenie Szpitala. Dzięki temu, można w szybkim tempie reagować na odchylenia od planu.

 

Kluczowe efekty projektu:

  1. Obniżenie kosztów zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego o ponad 17% dla badanego okresu w przeliczeniu na osobodzień hospitalizacji.
  2. Ewidencjonowanie kosztów na pacjenta, co daje możliwość szczegółowej analizy kosztów.
  3. Wyeliminowanie papierowych i poza systemowych zamówień, przeniesienie całościowo procesu do Systemu Informatycznego.
  4. Zaangażowanie personelu medycznego w zmianę.
  5. Powołanie zespołu ds. wypracowywania dobrych praktyk

 

"Ostatni rok nie był łatwy, współpraca z personelem w zakresie zmian wymaga dużej elastyczności i motywacji. Pomimo wzlotów i upadków, obecnie jestem bardzo zadowolona z osiągnięć mojego Zespołu. Wdrożyliśmy zmianę, obniżyliśmy koszty zużycia materiałów i sprzętu jednorazowego, a mój zespół aktywnie, z dużym zaangażowaniem uczestniczył w całym procesie. Duże znaczenie miało wsparcie zespołu firmy BMM. Na każdym etapie realizacji projektu dostarczali propozycje rozwiązań na pojawiające się problemy, razem doszliśmy do miejsca, w którym teraz jesteśmy.” – podkreśla mgr Dorota Kostrzewa, Położna Naczelna w Wojewódzkim Szpitalu Podkarpackim w Krośnie.

 

Jeżeli jesteście zainteresowani szczegółami tego rozwiązania piszcie do Nas na:

button_czytaj.png [1.28 KB]

Partnerzy

Partnerzy

Zaufali nam

Kontakt

BMM Sp. z o.o., Rudna Mała 47B, 36-060 Głogów Małopolski