Czas i sprawne działanie szpitala na wagę złota - na przykładzie Szpitala Powiatowego
im. Miłosierdzia Bożego w Limanowej

Zarządzanie obiegiem dokumentów administracyjnych staje się coraz większym wyzwaniem dla placówek służby zdrowia. W większości szpitali przekazywanie dokumentów między pracownikami odbywa się ręcznie i wymaga dostarczenia papieru do odpowiedniej osoby. W celu usprawnienia pracy, Szpital Powiatowy im. Miłosierdzia Bożego w Limanowej zdecydował się wdrożyć Elektroniczny Obieg Dokumentów, implementując w pierwszym etapie obieg faktur. Projekt był realizowany od września do października 2022 roku. Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów przyniosło korzyści dla każdego szczebla organizacji. Dla pracowników najważniejszym aspektem była automatyzacja codziennych czynności oraz wyeliminowanie najczęstszych pomyłek i problemów. Kierownictwo i dyrekcja uzyskała lepszą kontrolę wydatków, statystyki oraz poprawę terminowości realizacji zadań w poszczególnych zespołach. Poprawie uległa tez wydajność i komunikacja na poziomie całej organizacji.

Jak podkreśla Pani Renata Zoń – Główna Księgowa Szpitala Powiatowego im. Miłosierdzia Bożego w Limanowej, istotnym aspektem wdrożenia Modułu Faktur była rejestracja faktur na dany dzień i godzinę, wyeliminowanie zagubienia dokumentów oraz łatwość w filtrowaniu potrzebnych informacji. Zauważalne zmiany w obszarze obiegu faktur wpłynęły na kolejne decyzje Dyrekcji, która w kolejnym kroku zdecydowała się na wdrożenie Modułu Umów. Dzięki elektronicznej ewidencji umów możliwe będzie sprawne zarządzanie wszelkimi umowami w organizacji, ich podgląd oraz wgląd w historię opiniowania danej umowy. Umowy będą mogły być podpisywane w bezpieczny sposób dzięki integracji z elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

Pani Renata podkreśla, że będzie mogła łączyć umowy z fakturami, dzięki czemu będzie mieć większą kontrolę nad procesem. System umożliwia kontrolę krzyżową dokumentów poprzez wiązanie faktur z zamówieniami, umowami, wnioskami o wszczęcie postępowania, projektami i pozycjami budżetowymi, których one dotyczą. Dzięki temu możliwe jest na bieżąco śledzenie stopnia realizacji danej umowy, projektu czy obciążenie danej pozycji budżetowej.